Arsip Dan Kearsipan Dalam Kegiatan Administrasi

Kegiatan administrasi pasti selalu ada disemua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan atau ketatausahaan. Mulai dari kegiatan mencatat, menghitung, mengarsip dalam kegiatan administrasi yang seluruhnya menggunakan bahan kertas berisi informasi. Kertas yang berisi informasi tidak boleh hilang, maka dari itu disinilah pentingnya kegiatan dalam bidang administrasi yaitu mengelola arsip.

Secara Etimologi, kata “ arsip “ berasal dari :
• Bahasa Yunani yaitu archium (peti untuk menyimpan sesuatu).
• Bahasa Belanda yaitu archief (warkat).
• Bahasa Jerman yaitu archivalen (warkat).
• Bahasa Inggris yaitu archieve (kumpulan warkat).

Arsip adalah setiap catatan (warkat) yang tertulis, tercetak atau terketik dalam bentuk huruf, angka, gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi. Warkat dapat disebut arsip apabila : mempunyai arti, mempunyai kegunaan & disimpan dengan teratur.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut system tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.


Jenis – jenis arsip berdasarkan bentuknya :

  • Arsip berbentuk lembaran. Contoh : surat, kwitansi, faktur, foto, memo, kartu, formulir, hasil faximile, peta.
  • Arsip tidak berbentuk lembaran. Contoh : flashdisk, mikro film, rekaman pada pita kaset.

Jenis – jenis arsip berdasarkan masalahnya :

  • Financial Record : arsip yang berisi catatan mengenai masalah keuangan. Contoh : kwitansi. giro, cek dan kartu kredit.
  • Inventory Record : arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris/persediaan. Contoh : catatan tentang jumlah barang, merek barang, ukuran barang, dan harga barang.
  • Personal Record : arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh : surat lamaran kerja, cv, absensi pegawai, dan surat keputusan.
  • Sales Record : arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh : data penjualan, daftar nama agen dan distributor.
  • Production Record : arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh : arsip jenis bahan baku, arsip jenis alat/mesin yang digunakan, arsip kualitas barang.

Jenis – jenis arsip berdasarkan sifatnya :

  • Arsip tidak penting : arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh : surat undangan, surat pemberitahuan.
  • Arsip biasa : arsip yang semual penting tetapi akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh : surat tagihan, surat lamaran kerja.
  • Arsip penting : arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama.
  • Arsip sangat penting : arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh : naskah proklamasi, surat keputusan hasil penelitian ilmiah.
  • Arsip rahasia : arsip yang isinya hanya dapat diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh : hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

Jenis – jenis arsip berdasarkan fungsinya :

  • Arsip dinamis : arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis terbagi 3 lagi menjadi : (Arsip aktif yaitu arsip yang digunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor), (Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang kadang masih diperlukan), (Arsip inaktif yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan, hanya digunakan sebagai pemberi keterangan semata /referensi).
  • Arsip statis : arsip yang tidak digunakan langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan administrasi.

Nilai guna arsip, yaitu :

  • Nilai penerangan : arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi. Contoh : surat pengumuman.
  • Nilai yuridis : arsip yang digunakan sebagai alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh : akte kelahiran, kwitansi, surat perjanjian.
  • Nilai historis : arsip yang menggambarkan suatu peristiwa/kejadian dimasa lampau. Contoh : teks proklamasi.
  • Nilai Ilmiah : arsip yang digunakan untuk pengembangan dan ilmu pengetahuan/penyelidikan. Contoh : hasil karya tulis.
  • Nilai guna fiskal : arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Contoh : kwitansi, bukti pembayaran pajak.

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED :

A = Administrasi Value (Nilai Administrasi)

L = Legal Value (Nilai Hukum)

F = Fiscal Value (Nilai Keuangan)

R = Research Value (Nilai Penelitian)

E = Education Value (Nilai Pendidikan)

D = Documentation Value (Nilai Dokumentasi)

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s